Re-engineering Proses Bisnis Ford Motor Company

Posted: 1 Juni 2010 in Manajemen/Bisnis
Tag:, , ,

Seperti kebanyakan perusahaan-perusahaan otomotif lainnya di Amerika, Ford Motor Company juga mencari berbagai cara untuk memotong biaya overhead dan biaya administrasi. Salah satu bagian yang diyakini dapat mengurangi biaya adalah departemen hutang dagang, departemen yang membayar rekening yang diajukan para pemasok. Prosedur rasionalisasi dan otomatisasi diyakini dapat mengurangi biaya dan jumlah tenaga kerja sebesar 20% (jumlah tenaga kerja sebelumnya 500 orang).

Kenyataan ketika perusahaan mobil Jepang Mazda yang dapat mengelola tugas keuangannya hanya dengan 5 orang karyawannya memaksa para eksekutif Ford Motor Company untuk memikirkan lagi proses pelayanan yang melibatkan departemen hutang dagang. Selama ini proses perolehan suku cadang Ford dilakukan sangat konvensional. Cara ini terkadang membutuhkan penyelesaian waktu hinga berminggu-minggu dan kerja yang sangat keras. Kompleksitas pemeriksaan, arsip yang simpang siur, catatan-catatan yang sulit menjadi akibatnya.

Maka dari itu, sangat diperlukan rekayasa ulang proses bisnis Ford Motor Company untuk bisa bersaing di pasar.

Pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab untuk itu adalah: Apa yang harus didesain ulang? Bagaimana konsep dasar desain ulang proses tersebut? Bagaimana proses operasi dari desain itu? Dan apa dampak dan implikasi desain ulang proses tersebut?

Apa yang harus didesain ulang

Ford Motor Company harus mendesain ulang proses perolehan suku cadang dengan memperbaiki sistemnya dan memperpendek arus proses mulai dari Departemen pembelian yang melakukan pengiriman pesanan pembelian hingga  barang yang dipesan diterima oleh departemen pembelian. Desain ulang proses ini bertujuan untuk efisiensi dan mengurangi waktu proses dan kompleksitas arus pembelian suku cadang.

Tantangan yang dihadapi adalah bagaimana mengembangkan, mengimplementasikan dan mengoperasikan jaringan logistik terpusat untuk Ford, merampingkan pemasok dan operasi operator untuk meningkatkan kinerja dan akuntabilitas, dan memberikan Ford rantai pasokan real-time dan keuangan visibilitas.

Konsep dasar desain ulang proses

Kompleksitas proses sebelumnya membuat inefisiensi yang signifikan bagi departemen hutang dagang, seperti terlihat dari:

  • Untuk pesanan yang diberikan, departemen hutang dagang harus berurusan dengan tiga dokumen yang berbeda: order pembelian, dokumen penerimaan, dan faktur. Departemen hutang dagang harus mencocokkan 14 item data diantara tiga dokumen tersebut.
  • Waktu proses yang lama. 80% dari personil departemen hutang dagang menghabiskan waktunya hanya untuk mencocokkan ketidaksesuaian. Hal ini memicu keterlambatan pembayaran dan ketidakakuratan (kelebihan dan kekurangan bayar) kepada pemasok.
  • Tenaga kerja yang terlalu banyak. Saat itu personil departemen hutang dagang Ford 400% lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan mobil lain.
  • Kebijakan Ford “multi-vendor sourcing” memicu kemampuan terbatas untuk mengambil keuntungan dari skala ekonomi dan pengurangan harga.

Untuk mengembangkan, mengimplementasikan dan mengoperasikan jaringan logistik terpusat, Ford perlu melakukan sistem single-vendor sourcing. Di sini teknologi informasi tingkat tinggi menjadi syarat. Dengan system ini, departemen hutang dagang tidak perlu menghabiskan banyak waktunya untuk mengurus dokumen-dokumen karena ada jaringan bisnis virtual. Ini sangat signifikan mengurangi biaya. Sistem ini sangat memungkinkan dalam hal perampingan pemasok dan operasi operator untuk meningkatkan kinerja dan akuntabilitas, dan dapat memberikan Ford rantai pasokan real-time dan keuangan visibilitas.

Manfaat yang bisa diambil dari konsep baru ini antara lain:

  • Manfaat pengurangan biaya. Pengurangan staf hutang dagang sebesar 75% (hampir 5% dari jumlah pegawai lama didedikasikan hanya untuk menangani situasi yang luar biasa), pengurangan persediaan, meraih tingkat pembelian dalam skala ekonomis, menghapus kelebihan pembayaran, dan fungsi administrasi yang praktisi (mengurangi dokumen dan overhead tidak langsung)
  • Manfaat staf. Moral karyawan yang tinggi dan bekerja lebih giat
  • Peningkatan kualitas. Kualitas produk secara keseluruhan dan biaya perbaikan. Pemasok tidak khawatir tentang memenangkan kontrak berikutnya dan menjual, tetapi pada peningkatan kualitas produk dan biaya
  • Manfaat pemasok. Mengurangi biaya mereka melakukan bisnis dengan Ford; dokumen berkurang dan lebih sedikit kesalahan
  • Lebih baik dalam perencanaan produksi, yang mengarah ke pengurangan persediaan, peningkatan kualitas produk, dan jadwal pengiriman yang lebih baik

Proses operasi desain

Di bawah sistem lama, sejumlah dokumen kertas diproses secara berurutan oleh 3 fungsi yang berpartisipasi dalam proses itu secara tidak langsung dengan tenaga kerja 500 pegawai untuk melakukan banyak langkah antara lain:

  1. Masalah fungsi pembelian pesanan pembelian kepada pemasok dan mengirimkan sebuah salinan ke fungsi hutang dagang.
  2. Setelah kedatangan barang yang dibeli, fungsi persediaan mengirimkan salinan dokumen yang diterima ke fungsi hutang dagang.
  3. Bila tagihan dari pemasok tiba di pos, fungsi hutang dagang mencocokkan pesanan pembelian dan dokumen menerima sebelum mengeluarkan pembayaran kepada pemasok.
  4. Sebagian besar usaha dibutuhkan untuk menyelesaikan perbedaan antar dokumen, dan total 14 item data harus diperiksa dalam proses itu.

Proses baru ini sangat berbeda. Departemen hutang dagang tidak lagi membayar pesanan pembelian dengan menerima dokumen, terutama karena proses baru mengeliminasi faktur sepenuhnya. Dengan tenaga kerja yang jauh lebih sedikit tiga fungsi berpartisipasi dalam proses secara langsung dengan mengakses database bersama, menghilangkan banyak langkah dan aliran sekuensial dokumen kertas. Proses baru ini terlihat seperti ini:

  1. Pesanan pembelian dimasukkan ke dalam database bersama oleh fungsi pembelian.
  2. Setelah menerima barang, fungsi persediaan mengakses database. Jika kecocokan ditemukan, barang dikapalkan dan status urutan dalam database diperbarui. Jika tidak, barang dikembalikan ke pengirim.
  3. Fungsi pembayaran secara rutin mengakses database untuk menyiapkan cek pembayaran untuk pesanan yang telah berubah status, dan faktur dari pemasok dieliminasi.
  4. Pencocokan dan resolusi kesenjangan dokumen kertas tidak lagi diperlukan, dan hanya 3 item data yang harus diperiksa dalam proses itu.

Konsep dasar dari perubahan di Ford ini sederhana. Otorisasi pembayaran, yang biasanya dilakukan oleh departemen hutang dagang, sekarang dilakukan di receiving dock.

Dampak dan implikasi desain ulang proses

Desain ulang dari proses operasi tersebut dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan selama proses, setidaknya 75% tenaga kerja, dan kontrol yang sederhana. Pembayaran secara elektronik membuat setiap penerimaan secara detil cocok dengan pesanan pembeliannya. Selain itu informasi keuangan menjadi lebih akurat. Dan yang menjadi tujuan utama untuk memotong biaya overhead dan administrasi dapat tercapai karena desain proses ini membuat biaya jauh berkurang.

Dampak dan implikasi esain ulang proses operasi penyediaan suku cadang Ford antara lain:

Dalam hal manajemen pemasok:

  • Penciptaan hubungan kemitraan dengan pemasok, yang dicirikan oleh: sharing informasi tingkat tinggi, komitmen terhadap kualitas secara keseluruhan, pengurangan biaya, dan memecahkan masalah bersama
  • Mitra dipilih berdasarkan kualitas, teknologi, dukungan teknis, pengiriman, dan biaya
  • Menggunakan sistem single-vendor sourcing

Dalam hal proses:

  • Upaya yang revolusioner: pengurangan biaya ditujukan untuk menghilangkan faktur bukan hanya mengurangi biaya unit pengolahan faktur
  • Desain ulang dalam sifat pertukaran antara mitra, sebuah “organisasi virtual ” melalui desain ulang jaringan bisnis
  • Penghapusan redudansi dalam proses
  • Pemanfaatan teknologi informasi tingkat tinggi (dan investasi): TI digunakan sebagai mesin untuk mengubah cara kerja yang dilakukan

Dalam hal orang-orang dan organisasi:

  • Tanggung jawab pengambilan keputusan oleh individu-individu untuk menjalankan tugas
  • Pemberdayaan karyawan
Komentar
  1. syabar suwardiman mengatakan:

    terima kasih artikelnya

  2. Nandi mengatakan:

    Thx ya, membantu topiknya :D

    Tambahan : tag-nya boleh ditambahkan “target costing”

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s